Wat als administratieve handelingen steeds minder het werktempo van onze dienst beperken? Binnen de OMWB is het team Energietoezicht onlangs verrijkt met een Robotic Process Automation (RPA) die dag en nacht de digitale handen uit de mouwen steekt.

Nee, we hebben aan de Spoorlaan in Tilburg geen fysieke robot rondlopen. Wel een soort geautomatiseerde digitale assistent die op basis van programmering en concrete taken dag en nacht administratief repeterend werk kan verrichten. Zo worden sinds kort omgevingsdossiers automatisch verrijkt, gecontroleerd en voorbereid. Onderaan de streep betekent dit minder handmatig werk en meer tijd voor inhoudelijk toezicht en advies. Volgens Narda Smulders (adviseur Energie) is de impact direct merkbaar. "Wat wij eerst handmatig controleerden, doet de robot nu razendsnel en consequent. Dat geeft rust in het proces en vertrouwen in de kwaliteit van onze dossiers."

Omgevingsdossier

Toezichthouders milieu en energie verwerken dagelijks grote hoeveelheden gegevens. Denk aan energiegebruik, categorie-indeling van bedrijven (type gebruiker) en rapportages die voortvloeien uit de informatie- en onderzoeksplicht. "Voorheen controleerden we dit allemaal handmatig. Vandaag de dag checkt de robot of alle velden volledig en correct zijn ingevuld. Ook beoordeelt deze of bedrijven in de juiste categorie zijn ingedeeld. Daarnaast plaatst de robot aangeleverde gegevens automatisch in het Omgevingsdossier en rekent waar nodig eenheden om, bijvoorbeeld van tonnen of liters naar kubieke meters."

Van twee uur naar vijftien minuten De meerwaarde van RPA blijkt vooral bij het nieuwe taakveld werkgebonden personenmobiliteit. Daar ontwikkelde collega Marieke Maas van Informatievoorziening gedurende drie weken ook een speciale RPA voor. Bedrijven leveren via RVO gegevens aan over woon-werkverkeer en zakelijke kilometers. "Voorheen kostte het verwerken van één rapportage ongeveer twee uur. Inmiddels is dat met de digitale ondersteuning teruggebracht naar circa twintig minuten. De robot maakt automatisch een dossier aan, op basis van de beoordeling van RVO vult RPA de gegevens in RX.Mission en zet de conceptbrief aan de ondernemer klaar. We hebben er bijna geen omkijken meer naar", zegt Narda.

Onregelmatigheden "In enkele gevallen krijgen we een signaal als de RPA onregelmatigheden constateert. Een extra paar menselijke ogen kan dan uitsluiten waar het ‘m in zit", vertelt Narda. Marieke: “Dan gaan Narda en ik samen na wat de oorzaak precies is. Maar ondertussen blijft de loyale RPA wel gestaag de administratieve werkvoorraad wegwerken. "Het is geen luxe”, zegt Narda. "De hoeveelheid rapportages is te groot om dit handmatig te blijven doen. Dankzij de robot houden we grip."

Samenwerking De ontwikkeling van de robots is het resultaat van nauwe samenwerking tussen Energietoezicht en Informatievoorziening. Waar het team de inhoudelijke kennis inbracht, vertaalde Informatievoorziening de processen naar een werkende digitale oplossing. "Het mooie is dat we dit echt samen hebben gedaan", zegt Narda. "Wij weten waar het in de praktijk schuurt, Marieke en haar collega’s weten hoe je dat technisch oplost. Daardoor sluit de robot precies aan op onze behoeften."

Meer ruimte voor kwaliteit Minder administratieve verwerking betekent meer ruimte voor gesprekken met ondernemers en voor inhoudelijk advies. "Wij willen vooral waarde toevoegen in het gesprek met bedrijven," benadrukt Narda. "Door deze ondersteuning kunnen we meer tijd steken in uitleg, begeleiding en het stimuleren van energiebesparing en het verminderen van de CO2 uitstoot door verkeer. Daar profiteren niet alleen toezichthouders en ondernemers van, maar ook de deelnemende gemeenten. Door efficiënter te werken, blijft capaciteit beschikbaar voor inhoudelijke inzet en wordt toezicht slimmer georganiseerd."