Van goed naar beter - Terugblik met Hans Wierikx en Nanda Barendsen
Als omgevingsdienst opereren we in een veranderende wereld. We zien een verschuiving van uitvoerende dienstverlening naar een adviserende rol. Daarom ontwikkelen omgevingsdiensten zich op landelijk niveau in het kader van het interbestuurlijk programma versterking VTH-stelsel (zie kader). Maar ook intern werken we hard aan verbetering om nog robuuster te worden en te blijven.
De start van het programma
Uit het onderzoek bleek dat we 2.2 miljoen euro konden besparen door effectiever te gaan werken. Verder konden we met beter kwaliteits- en procesmanagement bij interne bedrijfsvoering zorgen dat we deze verbeterslag in de toekomst doorzetten. Hieruit ontstond het programma Van Goed naar Beter.
Wat kan beter?
Van Goed naar Beter is een bijzonder programma vanwege het bestuurlijk element. Nanda Barendsen, programmamanager strategie en ontwikkeling, kreeg de leiding en werkte nauw samen met het bestuur. “We begonnen met sessies waarin we collega’s vroegen wat beter kon. We vroegen niet enkel naar hun eigen werkzaamheden, maar organisatie breed.”
“Als je dingen slimmer, anders of beter kunt doen, altijd doen! Er lag een duidelijk plan, dus werd er groen licht gegeven” vertelt Hans Wierikx. Hij is als wethouder bij de gemeente Halderberge lid van het Algemeen bestuur en daarnaast ook lid van het Dagelijks bestuur van de OMWB. De ontwikkeling van de organisatie behoort tot zijn portefeuille. “De voorwaarde was dat het project niet vrijblijvend zou zijn. Het proces moest worden gemonitord en de afspraken geborgd” aldus Hans. Daarom kwam er elk kwartaal een update over de voortgang van het programma.
“Om gemeenten bij het proces te betrekken vroegen we ook ambtenaren naar ideeën” zegt Nanda. Een goed begin van een samenwerking die niet enkel gaat over geld en het werkprogramma, maar ook over de kwaliteit van de samenwerking.
Hans Wierikx en Nanda Barendsen
Taken automatiseren
We begonnen met het laaghangend fruit. Er lagen veel kansen voor verbetering bij de uitvoerende processen” vertelt Nanda. Hans haakt hierop in: “Tijdens een werkbezoek liet Nanda mij een hulpprogrammaatje zien dat repetitieve administratieve handelingen uitvoert. Een mooi voorbeeld van het efficiënt automatiseren van taken.”
Digitale verbeteringen
Een ander voorbeeld zie je bij toezicht. Door vooraf te kijken naar milieurisico’s van een aanvraag bepalen we onze acties. Soms kun je bijvoorbeeld een hercontrole uitvoeren via de mail, waardoor je niet fysiek naar een bedrijf hoeft. De uren die we hiermee besparen kunnen we inzetten bij toezicht bij bedrijven waar de risico’s groter zijn.
De balans vinden
“Er waren uiteraard ook uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan systemen die niet aansloten bij onze behoeften, waardoor het soms even duurde voor we veranderingen konden implementeren” vertelt Nanda.
Dat gold ook voor organisatorische veranderingen. "Om samen de eindstreep te behalen moesten we collega’s ruimte geven voor verandering.” Uiteraard ging het dagelijks werk gewoon door, waardoor de balans vinden niet altijd eenvoudig was.
Kritisch kijken
“Het programma werd een succes, vooral door de inzet van de mensen” zegt Nanda trots. Ook het dagelijks bestuur is tevreden. “Complimenten aan iedereen die aan het project heeft bijgedragen. Jullie zijn in staat om kritisch te kijken naar jullie eigen organisatie en werkprocessen. Hiervoor moet je je kwetsbaar durven opstellen en buiten je comfort zone stappen” concludeert Hans.
De toekomst
Nu tijd en geld niet meer beschikbaar zijn vanuit het programma zien we dat teams ruimte geven aan nieuwe verbeterinitiatieven. “Collega’s hebben plezier in het oppakken van verbeteringen. Dit zegt veel over de cultuur binnen de OMWB en de aard van de medewerkers.” aldus Nanda. “Het verbeteren van processen creëert rust. Hierdoor kun je je beter focussen op de inhoud.” Om ervoor te zorgen dat we blijven door ontwikkelen heeft de OMWB een kwaliteitsmanager aangenomen en borgen we afspraken.
Hans benadrukt het belang van periodiek toetsen of het motortje doordraait: “We hebben een zaadje geplant waaruit een boompje is gegroeid. Hiermee staat de deur open om kritisch te kijken naar waar het beter kan. Dat boompje moeten we natuurlijk wel water blijven geven om onze dienstverlening continu te blijven verbeteren.”
Interbestuurlijk programma versterking VHT-stelsel
Dit jaar vroeg de overheid omgevingsdiensten om te laten zien hoe ze georganiseerd zijn. De rol van omgevingsdiensten verandert namelijk van uitvoerend naar adviserend. Om een betrouwbare partner te zijn in de toekomst ontwikkelen de diensten zich in het interbestuurlijk programma versterking VTH-stelsel (IBP). De overheid stelde als voorwaarde dat de diensten robuust, en daarmee klaar voor de toekomst zijn.
Voor de OMWB kwam het IBP op een goed moment. In het kader van het programma Van Goed naar Beter hadden wij onze organisatie al goed in kaart. Het programma viel naadloos samen met het interne verbetertraject.
